הפקת אירועי חברה – איפה להתחיל?
מדי יום מתקיימים ברחבי הארץ עשרות אירועי חברה שונים. החל מאירועי בוטיק קטנים ואינטימיים בהשתתפות עשרות עובדים בודדים ועד אירועי ענק בנוכחותם של מאות ואף אלפי עובדים, לקוחות וספקים. הפקת אירועים אלו אינה עניין של מה בכך ודורשת תכנון ומחשבה. אז מאיפה מתחילים? איך יוצרים קונספט מנצח? כיצד גורמים לכולם ליהנות, להתגבש ולהרגיש שותפים לחוויה? כל התשובות מיד.
הפן הטכני בהפקת אירועי חברה
אירועי חברה, בדומה לאירועים מסוגים אחרים, מורכבים משני אלמנטים בסיסיים וחשובים – הפן הטכני והפן התוכני. מבחינה טכנית, חשוב לבחור אולם נוח, גדול מספיק אך לא גדול מדי, ממוזג ומודרני. ודאו כי מערכות ההגברה, התאורה והמיזוג עובדות כמו שצריך. שימו לב גם לפרטים הקטנים בחוזה מול האולם או גן האירועים, ודאו כי המקום מחזיק ברישיון עסק תקף, אם צריך גישה לבעלי מוגבלות בדקו את העניין, והנה אתם מכוסים מכל הבחינות הטכניות. כמובן שיש לזכור שאירוע מוצלח הוא אירוע שאף אורח לא יצא ממנו רעב, ולדאוג מראש לקייטרינג מגוון, עשיר ואיכותי, שבו אוהבי הבשר, הצמחוניים, האיטלקים, חובבי המתוקים וכו' ייצאו מרוצים. כמובן שגם שתייה משובחת – קלה, חמה וחריפה, תוסיף לתמהיל המושלם.
הפן התוכני בהפקת אירוע חברה
נעבור לעניין התוכן, כששם עליכם להשקיע את מירב המחשבה החל מראשית הארגון. ראשית, חשוב ליצור פעילות אקטיבית. הפעלות כאלו ואחרות. אל תסתפקו במוסיקה ואוכל בלבד. בניגוד ל"מסיבה" או אירוע משפחתי, באירוע חברה חייבים ערך מוסף. החל מטקס הענקת פרסים ותעודות הצטיינות, דרך הופעת אורח ועד תחרויות משעשעות וחידונים נושאי פרסים. הופעות אורח שתמיד מצליחות לעניין / לשעשע / לשמח / להדהים או הכל יחד הם זמרים מוכרים, סטנד אפ קורע, אמני חושים למיניהם וכו. כמובן שהחלק הזה אמור להוות חלק מהערב, ולא "להשתלט" על האירוע כולו. זכרו גם שעניין התאמת התוכן לקהל האורחים חשוב מאין כמוהו כאשר מדובר על אירועי חברה. מה שיגרום הנאה לאירוע חברת רואי חשבון, עלול לשעמם את אורחי אנשי ההיי טק, ולהיפך. נמליץ בחום לבדוק ישירות מול העובדים והאורחים באמצעות שאלון, אם הינכם חשים כי אין אתם מכירים את העדפתם. מוטב גם לשלב בין מספר אלמנטים מעולמי תוכן ובידור שונים, כדי שאף אחד לא יישאר מחוץ לעניינים.
בשורה התחתונה, כל הדרכים מובילות לחברת הפקות מקצועית, שתנהל את האירוע שלכם ביד רמה. משלב התכנון הראשוני ועד לעזיבת אחרון האורחים. יש לקחת בחשבון כי הפקת אירועי חברה היא עניין סבוך הדורש ידע והיכרות עמוקים עם ספקים, עובדים ונותני שירות. במהלך האירוע מתעוררות בעיות שונות הדורשות פתרונות מיידים, ולכם אין את הידע, הזמן והיכולת להתעסק עימן תוך כדי האירוע. אז תנו למקצוענים לשבור את הראש עבורכם. בחרו חברה מנוסה, יצירתית, שמקשיבה ולא רק מחליטה, ותהיו מוכנים לאירוע חברה שיעיף את העובדים לשמיים… תבלו!